Was ist Business Process Automation (BPA)?

Unter Business Process Automation (BPA) versteht man die Nutzung von Software zur Automatisierung wiederholbarer geschäftlicher Transaktionen, die aus mehreren Schritten bestehen. Im Gegensatz zu anderen Typen der Automatisierung sind BPA-Lösungen in der Regel komplexer, mit mehreren unternehmensfähigen IT-Umgebungen verbunden und speziell auf die Anforderungen eines Unternehmens ausgerichtet.

Organisationen setzen BPA häufig im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie ein, um Workflows und Effizienz zu optimieren.

Um Business Process Automation besser verstehen zu können, möchten wir erst einmal die grundlegende Bedeutung eines Geschäftsprozesses erläutern. Ein Geschäftsprozess kann Abfolgen verschiedenster Aktivitäten umfassen, die ein Unternehmen dabei unterstützen, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Im Kontext der Automatisierung geht es dabei meist um eine wiederholbare Transaktion, die aus mehreren Schritten besteht, die in mehreren IT-Systemen durchgeführt werden.

Zu den gängigsten Geschäftsprozessen gehören unter anderem die Ausführung von Kundenbestellungen, die Genehmigung von Kreditanträgen, die Bearbeitung von Spesenabrechnungen oder das Onboarding neuer Mitarbeiter.

Wird ein solcher Prozess ad hoc durchgeführt, umfasst er in der Regel mehrere E-Mail-Threads, Dokumente und Übergabefunktionen. Selbst ein kleiner Fehler aber kann ein effizientes Vorgehen stark beeinträchtigen und zu Kommunikationsproblemen und Terminüberschreitungen führen. Und diese Probleme können sich in kürzester Zeit vervielfachen.

Automatisierungssoftware soll solche Fehler von vorneherein vermeiden helfen. Mit einer wiederverwendbaren und erweiterbaren Strategie zur Business Automation können Organisationen die Kontrolle über ihre Geschäftsprozesse wiedererlangen, die Kommunikation verbessern und unnötige Verwirrung vermeiden. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen spart Zeit und Ressourcen. So können sich die Mitarbeiter auf die wirklichen wichtigen Dinge konzentrieren und müssen sich nicht mit mühsamen, sich wiederholenden und nicht selten frustrierenden Aufgaben abgeben.

BPA-Lösungen verwenden immer häufiger Technologien mit künstlicher Intelligenz (KI), um unstrukturierte Datenbanken besser interpretieren zu können. Daraus resultiert ein besseres Benutzererlebnis, da die Technologie lernt, Mehrdeutigkeiten zu unterscheiden und mit den Bedürfnissen der Nutzer zu interagieren, ohne dass ein Techniker hinzugezogen werden muss.

Beim Business Process Management (BPM) arbeiten Geschäfts- und IT-Teams zusammen, um End-to-End-Geschäftsprozesse, die strategische Ziele erfüllen sollen, zu modellieren, zu analysieren und zu optimieren. BPM ist ein kontinuierlicher Prozess, der mit der Zeit zu Verbesserungen führt.

BPM legt den Fokus auf das Unternehmen als Ganzes, BPA eher auf die Verbesserung spezieller Prozesse.

Mit BPM müssen Sie Workflows nicht mehr ad hoc managen. Außerdem können Sie die Betriebsabläufe optimieren und den Kunden so bessere Produkte und Services bereitstellen.

BPA kann eigenständig oder im Rahmen einer umfassenden BPM-Initiative durchgeführt werden.

Mit BPM wie auch BPA sollen sich wiederholende, kontinuierliche und vorhersehbare Aufgaben und Prozesse verbessert werden. Beide zielen auf mehr Effizienz und weniger Kosten und Fehler ab.

Eine Kombination aus BPA und BPM kann äußerst wirksam sein, da mit BPM die Architektur zusammengestellt wird, mit der alle Geschäftsprozesse zugeordnet und automatisiert werden können. Wenn BPA im Rahmen einer BPM-Initiative durchgeführt wird, kann damit die Prozesseffizienz kontinuierlich überwacht und verbessert werden.

BPA und BPM können aber auch separat durchgeführt werden. Wenn BPM und BPA nicht Teil einer integrierten Business-Automation-Lösung sind, können sie als eigenständige Initiativen zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung fungieren.

RPA verwendet Software, um spezielle wiederholbare Aufgaben zu automatisieren. RPA-Software wird auf die Imitation sich wiederholender Schritte trainiert, die ansonsten vom Menschen durchgeführt werden, beispielsweise wenn Daten in Felder eingefügt oder kopiert werden.

BPA-Software handhabt in der Regel komplexere Aufgaben als RPA-Software. BPA erledigt automatische Schritte für mehrphasige Transaktionen, an denen mehrere Geschäftssysteme beteiligt sind.

Bei vielen RPA-Lösungen handelt es sich um einfach zu installierende vordefinierte Software-Tools, die auf vorhandenen Systemen ausgeführt werden, aber keine Verbindung zu Datenbanken herstellen oder auf APIs zugreifen müssen. 

BPA-Lösungen sind viel komplexer. Sie werden an eine spezielle Organisation angepasst und dabei üblicherweise in Datenbanksysteme integriert oder mit APIs verbunden. BPA-Lösungen können RPA-Software enthalten.

Moderne Unternehmen sind bestrebt, Kosten zu sparen und ihren Betrieb zu optimieren. Deshalb setzen Sie möglicherweise BPA ein, um spezielle Geschäftsbereiche zu verbessern. Das können unter anderem die Eingangserkennung, Entscheidungsautomatisierung und -verbesserung und automatisierte Antworten sein.

Der Aufbau der Business-Automation-Software kann von entscheidender Bedeutung sein. So ist es von Vorteil, wenn Business-Automation-Tools auf verschiedenen Infrastrukturtypen ausgeführt werden können, beispielsweise auch am Netzwerkrand oder Edge, wo die Geschäftsentscheidungen getroffen werden, und in Cloud-Umgebungen, die sich bedarfsabhängig skalieren lassen.Eine immer beliebtere Strategie ist es zudem, die Benutzeroberfläche von den Workflows selbst zu trennen, die als Services entwickelt und über APIs aufgerufen werden. 

All diese Überlegungen sind in das Design von Red Hat® Process Automation Manager eingeflossen.

Dieser umfasst ein Portfolio an kompakten Services, die in Containern bereitgestellt – darunter auch auf Red Hat OpenShift® – und in benutzerdefinierte Lösungen eingebettet werden können. Diese Eigenschaften sorgen für Skalierbarkeit und Flexibilität, was das Produkt besonders für Großunternehmen interessant macht, die viele Geschäftsentscheidungen automatisieren müssen.

Der Red Hat Process Automation Manager umfasst Tools für Geschäftsregeln, Complex Event Processing, Business Optimization, Prozessmanagement und eine UX-Plattform.

Der Schwerpunkt der IT hat sich von der Erfüllung interner Bedürfnisse und Kostenkontrolle auf die Interaktion mit externen Kunden und die Schaffung neuer Geschäftschancen verschoben. Aus diesem Grund ist Red Hat der Meinung, dass sich das herkömmliche Modell der Business Automation weiterentwickeln muss. Statt sich ausschließlich auf die Prozessoptimierung zu fokussieren, müssen die Unternehmen neue Strategien erarbeiten, um das Business an sich zu automatisieren. 

Red Hat arbeitet gemeinsam mit der erweiterten Open Source Community an Automatisierungstechnologien. Unsere Techniker setzen alles daran, Funktionen zu verbessern, sie verlässlicher und sicherer zu machen, damit Ihr Business und Ihre IT funktionieren und dabei stabil und sicher bleiben. 

Unsere Lösungen, Services und Trainingsprogramme bieten Ihnen die Kontrolle, die Sie für die Automatisierung Ihres Business brauchen, sodass Sie sich voll auf Innovation und Fortschritt konzentrieren können.